La gestion de l'argent

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La gestion de l'argent

Message par Quicky le Mar 6 Jan - 12:41

La gestion financière doit se faire d'une manière pragmatique et efficace (par remboursement) et pas simple et facile (par investissement direct).

Le principe est que l'association ne paye rien, elle rembourse aux organisateurs après validation du budget par le conseil d'administration.

Le fonctionnement est le suivant :

  1. il faut présenter au conseil d'administration un projet complet avec le concept, le calendrier, un budget prévisionnel et un référent. Ex : je veux organiser dieu est mort chez le 12 décembre, j'ai 100€ de dépenses et 150€ de recettes et c'est quicky qui s'en charge.
  2. si le CA invalide le projet, il donne des explications et des justifications.
  3. si le CA valide le projet, il y a 2 cas de figures :
  4. - soit la personne a besoin d'une avance sur son budget et sur présentation de devis et d'un budget cohérent, l'association investit une partie de l'argent.
  5. - soit la personne n'a pas besoin d'avance sur son budget et elle aura un remboursement de ses dépenses après présentation des différents justificatifs.
  6. à la fin de l'activité, au moment de la conclusion, et après réception de la note de frais, le trésorier effectue le remboursement des dépenses effectuées.
  7. L'association peut être caution sur la location de site de jeu ou de matériel après validation par le trésorier et les membres du CA


Donc pour que ça marche, il faut 2 trucs importants : un budget prévisionnel complet et bénéficiaire et savoir remplir une note de frais.

Le budget prévisionnel se remplit à l'aide du document suivant : ICI Il faut bien penser à remplir les 2 feuilles et à être rigoureux sur la manière de le remplir. on oublie pas une marge pour l'association pour son fonctionnement et la marge de sécurité se calcul automatiquement

La note de frais se remplit à l'aide du document suivant : ICI. Il faut bien penser à mettre la date et le nom de l'organisateur et à agrafer les justificatifs au dos de la note de frais car pas de justificatif = pas de remboursement.
à la réception de la note de frais, le trésorier envoi un chèque dans les plus bref délais du montant indiqué.

Mais :

  • si je sais pas remplir les documents ?
  • => pas de soucis, le trésorier n'est pas un crocodile, actuellement c'est un panda, il peut t'accompagner pour remplir le document
  • si je dépasse mon budget prévisionnel ?
  • => soit tu es très mauvais en estimation financière, soit il y a eu un pépin, contact le trésorier et trouvez ensemble une solution.
  • si j'ai perdu mon justificatif de location de salle qui correspond à la moitié de mon budget ?
  • => tu peux demander une copie au gestionnaire, mais sur les grosses sommes, c'est compliqué de justifier un remboursement sans justificatif.
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